Приказ для подготовки номенклатуры дел по отделам


Приказ для подготовки номенклатуры дел по отделам

Как и когда нужно составлять приказ об утверждении номенклатуры дел — пример оформления


4 мая 2020 Приказ об утверждении номенклатуры дел, образец которого можно скачать ниже, составляется для закрепления избранного формата документооборота предприятия, в школе, детском саду или ином учреждении. Зачем нужен? Согласно законодательству организации любого типа, а также частные предприниматели обязаны сохранять архивную документацию, особенно это касается личных дел работников компаний. Период хранения обусловлен определенными сроками, о которых говорится в следующих положениях:

  1. Приказ Минкультуры от 25.08.2010 года;
  2. Приказ Главархива СССР от 15.08.1988 года.

Чтобы соответствовать данным требованиям и сохранить необходимую документацию, организации обязаны обеспечить эффективный учет, касающийся:

  1. Классификации бумаг соответствующим определенным датам;
  2. Качественной индексации документов, с целью контроля относительно соблюдения законных сроков.

Приказ об утверждении номенклатуры дел

7514 Приказ, утверждающий номенклатуру дел, составленный и подписанный по всем правилам, предоставляет номенклатуре статус действующего документа.

Он является обязательным этапом в процедуре принятия текущей номенклатуры.

ФАЙЛЫ Чтобы до конца понять роль приказа, следует для начала понять назначение самой номенклатуры. Номенклатура — это документ, в котором отражается полный перечень дел, включающих в себя различного рода внутренние бумаги организации. Она не относится к строго обязательным документам, и, как правило, имеет распространение на крупных предприятиях и в государственных учреждениях.
Представители малого бизнеса обзаводятся ею значительно реже, что, в общем, вполне понятно и логично. В больших компаниях, имеющих многочисленный штат сотрудников и множество структурных подразделений, все документы разносятся по определенным папкам, каждая из которых называется «дело».

Номенклатура дел в отделе кадров: составляем, уточняем, утверждаем

Читайте в статье:

  1. Что включает в себя понятие «уточнить номенклатуру дел»
  2. Как правильно составить номенклатуру дел отдела кадров
  3. Какими нормативными правовыми актами необходимо руководствоваться в работе
  4. Как внести изменения в действующую номенклатуру дел

Последний месяц года в службах делопроизводства организаций традиционно посвящен составлению номенклатуры дел на следующий год. Архивариусы хотят получить от каждого отдела номенклатуру дел структурного подразделения — либо новую (если до сих пор она ни разу не создавалась), либо уточненную и обновленную (если этот документ организации знаком).

Правила организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, начали действовать 21.09.2015; далее — Правила 2015)

Приказ об утверждении номенклатуры дел

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.Законодатель в п.

1 ст. 17 ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» установлено, что в обязательном порядке все предприятия, государственные органы, индивидуальные предприниматели должны обеспечить сохранность всех документов, которые имеются, а так же тех которые относятся к личному составу, в соответствии с утвержденными сроками.

Для соблюдения требований по срокам необходимо предприятиям в своих нормативных актах прописать порядок формирования системы номенклатуры дел, кто будет ответственным за это, произвести классификацию по срокам их хранения и т.д.Для того, что бы начать формировать систему номенклатуры дел, с начало необходимо издать приказ руководителем предприятия. Приказу должен быть присвоен номер согласно разработанной номенклатуре.

Шпаргалка делопроизводителя

Номенклатура дел и инструкция по делопроизводству — два главных документа делопроизводителя. Инструкцию в начале года менять не обязательно.

Это нужно делать, когда накопилось более чем достаточно нововведений, и в приказах о внесении изменений вы уже запутались. А вот номенклатуру дел нужно переутверждать в начале каждого года. Процесс обновления номенклатуры лучше начать в ноябре, чтобы не пришлось в начале следующего года дорабатывать документ.

Утверждение новой номенклатуры состоит из следующих этапов: Сбор информации из отделов о делах, которые были заведены в течение года, а также о делах, которые подлежат исключению из номенклатуры. Проверка правильности составления номенклатур структурных подразделений. Добавление в сводную номенклатуру новых дел и исключение ненужных.

Корректировка разделов и заголовков.

Уточните не поменялись ли названия отделов, не изменилась ли структура организации.

Страна Советов

.

Для чего нужен приказ об утверждении номенклатуры дел?

Начнем с того, что такое номенклатура дел. Содержание Это документ, в котором перечислен состав дел, формируемых в организации, с указанием сроков их хранения. В номенклатуру включают все дела, которые заводят в организации, в т.ч. заявления сотрудников, справки с места работы, книги учета, переписку со сторонними организациями и пр.
Номенклатура на предстоящий календарный год составляется в конце текущего года и завершается эта работа изданием приказа об утверждении номенклатуры дел.

Так как данный вид приказа не относится к унифицированным и составляется в произвольной форме, предлагаю вам свой образец его оформления. ООО «Архив» ПРИКАЗ 17.12.2016 г. № 14 Москва Об утверждении номенклатуры дел ООО «Архив» на 2020 год В целях исполнения требований п.

1 ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, и организации документооборота, Приказываю: 1.

Составляем приказ об утверждении номенклатуры дел — образец

/ / 27 мая 2020 11253 0 Поделиться Приказ об утверждении номенклатуры дел — образец этого документа иногда требуется при организации ведения делопроизводства. Законодатель к форме и содержанию такого приказа требований не предъявляет, его разработка ведется по инициативе работодателя.

О том, как составить приказ о номенклатуре дел, расскажем в статье далее. Законодатель в п. 1 ст. 17 ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» установил обязанность организаций, госорганов и ИП обеспечивать сохранность документов, в том числе тех, которые касаются личного состава, в пределах сроков, установленных соответствующим нормативным актом.

Например, для акционерных обществ таким актом является постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс, которым утверждается Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ.

Приказ о составлении номенклатуры дел

Конструктор документов>Кадры>Кадровые документы>Приказы по кадрам> Номенклатура дел – это документ, в котором определяется состав дел, формируемых в структурных подразделениях организации. Этот документ составляется в конце каждого календарного года и вводится в действие с начала следующего года.

Приказ о составлении (разработки) номенклатуры дел издается руководителем организации и содержит указания по порядку, срокам и лицам, ответственным за разработку номенклатуры дел.

Приказ не является унифицированной формой, он составляется в произвольной форме. Содержание должен содержать: сроки предоставления проекта номенклатуры дел структурных подразделений (при их наличии) и сводной номенклатуры дел: ФИО и должности лиц, ответственных за разработку; дату предоставления проекта экспертной комиссии архивного учреждения для согласования;

Процедура утверждения номенклатуры дел в организации

Работа каждого предприятия подразумевает большое количество разнообразных бумаг, которые со временем требуют классификации для оптимизации поиска и использования или архивного хранения.

Схемы упорядочивания документации могут быть как примитивными (хранение документов в подписанных вручную сегрегаторах), так и многоуровневые (оборудование архивов и разработка специальной кодировки). В любом случае, принятый порядок должен быть утвержден в приказе руководителя о номенклатуре дел в организации. Содержание статьи Номенклатура для современного делопроизводства — это реестр дел, создаваемый в организации в определенном порядке.

Он содержит полную картину ведения документооборота подразделениями, отделами предприятия, сроки хранения деловых бумаг.