Индекс документов кадрах


Бесплатная юридическая помощь


/ / Индексы в кадровых документах Мб Программа для автоматизации журнала приказов учебного учреждения. Программа формирует реестр специальностей, курсов, групп, студентов и приказов (выписок). Внедрение программы позволяет сэкономить время на формирование приказов (выписок) и повышает эффективность ведения журнала приказов в учебном заведении.

Программа автоматически формирует приказ о зачислении, приказ о переводе на следующий курс, приказ об оплате за обучение по индивидуальному плану, приказ о переводе студентов на ускоренную форму обучения, приказ о предоставлении академического отпуска, приказ о восстановлении в число студентов, приказ об отчислении, приказ о допуске к защите дипломных работ и сдаче итоговых государственных экзаменов и другие приказы 1,8 Мб Все программы (Отдел кадров 6.0, Отдел кадров плюс, Отдел кадров 2020, Расчёт стажей, ДокПартнёр, Документ Плюс, Клиент Плюс, Журнал приказов.

Регистрация документов

означает, что созданному, отправленному или полученному документу присвоен определенный идентификационный номер и данные о нем занесены в регистрационные формы. Регистрировать документы необходимо для того, чтобы:

  1. обеспечивать сохранность документов.
  2. обеспечивать учет документов и контроль их исполнения;
  3. облегчать поиск документов, создавать организационно-поисковые системы;

Многие виды документов, создаваемых в фирме, приобретают юридическую силу только после регистрации.

Например, приказ руководителя фирмы начинает действовать с момента регистрации, а письмо получает официальный характер только после присвоения исходящего регистрационного номера.

Справка, выданная сотруднику, будет недействительна, если ей не присвоен регистрационный индекс. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи и создания (п. 4.1.2 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г.
№ 536)

Электронная библиотека

/ / 12.2. Регистрация и индексация документов Регистрация документов – фиксация факта создания или поступ­ления документа путем, проставления на нем индекса, с последующей запи­сью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах реги­стрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, до­полняется индексами по номенклатуре дел, классификатором корреспон­дентов, исполнителей и др.

В индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей: · порядковый регистрационный номер; · индекс по номенклатуре дел; · индекс по используемому классификатору.

Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.)

Рекомендуем прочесть:  Абонимент на парковку

Бесплатная юридическая помощь

/ / Индекс дела в архив документах по кадрам Б ней указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов документов и отдельно через знак «+» число листов внутренней описи, литерные и пропущенные номера.

Заверительная запись подписывается лицом, ее составившим, с указанием должности, личной подписи, фамилии и даты составления. Составлять заверительиую надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается. Форма листа-заверителя дела установлена Основными правилами работы архивов организаций.

В случае, когда дело содержит особо ценные документы — в личных делах, делах о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, о выдаче авторских свидетельств и патентов, судебных и следственных делах и ряде других случаев составляются внутренние описи на документы дела.

Внимание Архивные справки в обязательном порядке заверяются печатью организации.

Регистрация документов

Цели регистрации – важная составляющая организации работы с документами.Основная цель регистрации – придание документу юридической силы.

Помимо этого регистрация позволяет обеспечить учет, контроль и возможность поиска документов, используемых в управленческой деятельности учреждения.

При соблюдении правил регистрации делопроизводственная служба быстро наводит справки о местонахождении документов на любой стадии работы с ними. Значение регистрации документов заключается также в том, что присвоение документу регистрационного номера (индекса) фиксирует факт его создания, отправления или получения, а значит, как уже указывалось, придает документу юридическую силу, и организация, создавшая, получившая или отправившая документ, становится ответственной за него.

Регистрируемые и нерегистрируемые документы Регистрации подлежат все документы, требующие учета,

Индексируем подразделения организации: как?

Индексы подразделений нужны в разных рабочих ситуациях.

Например, при составлении номенклатуры дел в строке «Раздел» указывается код структурного подразделения, который также станет первой частью индексов всех его дел. При внедрении СЭД, когда для каждого отдела заводится специальная папка в системе, также используют его индекс. Наконец, отдел кадров и бухгалтерия в некоторых документах заполняют поле «Код структурного подразделения».

В статье мы расскажем, как правильно присваивать индексы структурным подразделениям и филиалам организации.

Казалось бы, придумать коды для подразделений несложно. Но именно в этой простоте и заключается главная проблема индексации. Случается, что одно подразделение, например отдел кадров, индексирует все отделы организации, но не считает нужным информировать об этом коллег из других отделов и руководство.
Через некоторое время делопроизводители берутся

Рекомендуем прочесть:  Как узнать лишили ли тебя прав

Кадровое делопроизводство: учетная кадровая документация

Важное 07 февраля 2007 г.

13:08 Группа учетной документации выполняет функцию по учету кадров и является накопителем персональных данных, получаемых при первичной регистрации и последующей обработке необходимых сведений по составу и движению кадров.

С точки зрения последовательности регистрации и накопления учетных данных о работниках в составе учетной документации можно выделить две подгруппы: 1) первичные учетные документы; 2) производные (вторичные) учетные документы. Первичные учетные документы содержат исходную информацию и заполняются на основе персональных документов предоставляемых работниками при приеме на работу. Они включают в себя: личное дело, личный листок по учету кадров, дополнение к личному листку по учету кадров.

Личное дело. Личное дело — совокупность документов, содержащих персональные данные работника и иные сведения, связанные с его трудовой деятельностью.

Индексы в кадровых документах

Каким образом сотрудник сможет доказать свою невиновность? Более того, как он мог предотвратить наступление данного факта или вовремя исполнить поручение, которого на тот момент ему никто не давал?

Возлагать на сотрудника какую-либо ответственность или поручать исполнение задания задним числом ни в коем случае нельзя. Какими нормативными документами регламентируется регистрация внутренних приказов по организации?

Может ли номер приказа ставиться по дате, например № 30/08? Сегодня строгих правил присвоения регистрационных номеров внутренним документам законодателем не установлено. Каждая компания вправе принимать любые формы регистрации, закрепив их в собственной инструкции по делопроизводству.

Важно Табель имеет удобный интерфейс редактирования и ввода отработанных часов.

Все изменения, внесённые в табель, сразу отражаются в документообороте в виде соответствующих приказов;возможность

Регистрационный индекс — это условное обозначение, которое присваивается входящим, исходящим и внутренним документам при их регистрации в соответствии с принятой системой индексации. Он состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями.

Индексации подлежат все регистрируемые документы. Регистрационные индексы проставляются на документах из регистрационных форм (журналы регистрации, регистрационные карточки). На приложениях к поступившим или отправляемым документам они не ставятся.